La bonne conservation des documents administratifs, financiers, fiscaux etc. est depuis quelques années une question essentielle au sein des structures. Il s’agit de respecter les obligations légales qui s’imposent en matière de conservation adéquate des documents, et en particulier de garantir la valeur probante des documents conservés.
Lorsque les documents sont en format « papier », c’est-à-dire physique, les modalités de conservation doivent assurer la « sécurité » du contenu des documents mais également que les informations essentielles, en particulier les signatures et dates, ne soient pas altérées afin de pouvoir en prouver l'authenticité. Par ailleurs, des obligations légales en matière de conservation et d’archivage de ceux-ci portent sur la durée qui dépendra de la nature des documents et de la protection des données personnelles. Il en va de même concernant les documents dématérialisés, toutefois un cadre plus précis existe concernant ceux-ci, notamment afin de pouvoir en garantir la force probante et c'est ce que nous vous proposons de voir dans le présent article.
Retrouvez plus d'information concernant la durée de conservation des documents sociaux et le respect du RGPD lors de la conservation des documents, qu'ils soient en version papier ou dématérialisé dans notre article dédié.
À noter :
Un document dématérialisé est un document qui a été créé, transmis ou conservé sous forme électronique, sans support papier (on parle aussi de document numérique). Il peut donc s’agir d’un document créé numériquement ou bien d’un document initialement sous format papier et qui a été numérisé ;
Bien qu’on utilise généralement indistinctement les termes de documents numérique ou électronique, contrairement au document numérique qui est lisible directement en l’affichant sur l’ordinateur, en réalité un document électronique est constitué uniquement de données électroniques lisibles par un ordinateur qui les intègre et les fait apparaître dans un système prévu pour l’affichage et la lecture de ces documents.